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Dicas De Otimização De Tempo Para Gerentes De Compras

Dicas de otimização de tempo para Gerentes de Compras

Seja na esfera pessoal ou profissional, o tempo está cada vez mais escasso e, desse modo, deve ser gerenciado de forma eficiente e eficaz. Os profissionais que exercem função de gestão sofrem ainda mais com a sensação do tempo estar cada vez mais curto, e por isso criamos esse artigo com dicas de otimização de tempo para gerentes de compras.

Falando sobre os gerentes de compras, esses sofrem uma pressão enorme, dada a sua responsabilidade de suprir sua organização com insumos para que possa desenvolver suas atividades. Se ele falhar na gestão do seu tempo, tudo pode se desestruturar em questão de minutos. Mas, fique tranquilo! Seguindo essas dicas que a Nova Brasileira preparou, o seu tempo será otimizado e seu dia de trabalho muito mais produtivo. 

Planeje antes de executar

Um dos grandes “ladrões de tempo” é a falta de planejamento. Isso, pelo simples fato do executor da atividade (nesse caso, o gerente de compras) não saber onde começam e onde terminam as etapas a serem seguidas. Sem um devido planejamento e processos estruturados fica muito fácil perder o foco do que deve ser feito e torna-se impossível estabelecer uma matriz de urgência e importância.

Quando há um planejamento para posterior execução, a improvisação sai de cena e abre espaço para a especialização e profissionalização das atividades. Todas as variáveis que podem afetar o processo estão sob controle, atuando de modo que proporcione uma visão de tudo que é urgente e/ou importante.

Planejar também dá a oportunidade de entender melhor quais processos ou serviços podem ser externalizados, como por exemplo os serviços gráficos, que podem ser gerenciados por uma gráfica de confiança.

Tenha controles atualizados

Ter informações atualizadas é algo essencial para o bom funcionamento de qualquer atividade profissional e empresarial, pois, a principal função de um gerente é tomar decisões de acordo com informações que estão à sua disposição. Quando um gerente de compras não tem controles atualizados e com informações de relevância, o seu tempo deixa de ser bem aproveitado. Ele precisará usar de intuição para tomar decisões e isso toma muito tempo no processo da reflexão e busca de subsídios de informações que lhe ajudem nesse processo. Quando há um controle atualizado de informações o seu maior trabalho é realizar a interpretação e tomar sua decisão com base no cenário presente nos seus registros. Isso traz um processo decisório mais assertivo e, consequentemente, gasta menos tempo.

Com base nessa premissa, com informações atualizadas e de qualidade, os gerentes de compras têm melhor aproveitamento na reposição dos níveis de estoques de insumos da empresa. Isso evita desperdícios e acúmulo de um ativo com baixa rotatividade. Estoque parado representa uma grande perda financeira.

Aqui bons fornecedores também tem um papel importante. Imagine que você contrate os serviços gráficos para poder ter mais tempo de execução em outras tarefas e que essa gráfica tem um atendimento técnico, onde informa o cliente sempre sobre os prazos durante o processo de produção. Esse é o tipo de serviço gráfico que a Nova Brasileira presta aos clientes e é somente um dos exemplos de como esse tipo de terceirização pode ser benéfico para controlar prazos e economizar tempo.

Classifique os tipos de compras

Quando um gerente de compras realiza a aquisição de vários tipos de materiais, muitas vezes fica difícil administrar o tempo para gerir esse processo. No entanto, o fluxo de serviço apresenta melhor desempenho quando se realiza uma classificação do tipo do material e estabelece um calendário programado com um tempo reservado para realizar a aquisição de cada classificação de material ou insumo. Essa reserva de tempo pode variar desde o fracionamento das horas do dia para realizar a separação do número de diferentes tipos de material ou, até mesmo, reservar um dia específico para cada tipo de compra.

Dessa forma, os níveis de insumos sempre estarão dentro da margem de segurança e o responsável pelas aquisições poderá se dedicar a cada tipo de compra individualmente.

Otimize e automatize tarefas

A tecnologia da informação vem desenvolvendo grande papel na alavancagem dos negócios, pois, trabalhos que antes eram feitos manualmente e que demandavam muito tempo, hoje são realizados de forma automática. Um bom gerente de compras deve utilizar a otimização e automatização de tarefas, seja por meio de planilhas eletrônicas ou sistemas específicos em seu segmento.

Ao invés de perder longas horas elaborando relatórios, apenas automatize a criação de uma base de dados e elabore seus relatórios a partir delas. O que levaria horas se fosse realizado de forma manual, passa a ser concluído em segundos, em poucos cliques e com a seleção do tipo de informação que deseja.

Aprenda a delegar

O pensamento que “ninguém realiza esta tarefa tão bem quanto eu” é um grande erro. Primeiro porque isso não é real. O gerente está subestimando a capacidade da sua própria equipe e isso é bem ruim, principalmente quando seus liderados percebem essa falta de confiança. E segundo porque agir assim resulta em sobrecarga de trabalho sobre o gerente de compras. Assim, sua demanda de tempo será maior em tudo o que for realizar. Um bom gerente de compras deve saber delegar as atividades e atribuir responsabilidades. Desta forma, poderá se dedicar ao que realmente é importante e que traz valor agregado ao negócio como um todo.

Delegar pode não ser somente para a equipe interna, os fornecedores têm papel crucial nesse contexto quando se pensa em alguns tipos de serviços que podem ser externalizados para que não sobrecarregue o gestor ou os funcionários que já possuem um cronograma de tarefas fechado. Procurar fornecedores que sejam parceiros da empresa, que entreguem os serviços e produtos solicitados no prazo é uma maneira prática de se conseguir otimizar o tempo para outras tarefas que não podem ser executadas por terceiros.

Como falamos acima, os serviços gráficos fazem parte desses serviços que podem ser terceirizados. A  Nova Brasileira é uma gráfica que oferece soluções modernas, práticas, atendimento técnico, controle rigoroso de prazos e de qualidade e temos uma equipe que nos permite cumprir prazos curtos sem prejudicar a qualidade da entrega.

Quer entender melhor como funciona nosso processo de produção e atendimento? Basta deixar seu comentário que entraremos em contato.

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